Het systeem is bewust eenvoudig en goedkoop opgezet: een handvol domme scripts, een paar gerichte AI-aanroepen, en een mens die keurt. Hieronder wat er draait, wat het kost en hoe we het onderhouden.
Vijf onderdelen. Het zware werk zit in goedkope scripts; de intelligentie in een paar API-aanroepen.
De vier mailboxen forwarden naar één intake-box. Een cron-script haalt elke 5 minuten nieuwe mail + bijlagen op via Microsoft Graph en zet ze klaar als bestanden. Geen AI, geen migratie van jullie mailomgeving.
Draait op: VPS · koppeling: Microsoft 365 / Graph
Per aanvraag draait een reeks AI-skills (lezen, structureren, compleetheid checken, eventueel prijsindicatie, toewijzing, Excel-export). Elke skill levert alleen een voorstel. Het juiste model per taak houdt de kosten laag.
Draait op: VPS (claude -p, vault /opt/ewp-aanvraag/) · koppeling: Claude API
Voorstellen gaan via een sync-script naar Supabase: de triage-laag met de aanvragen, statussen en historie. Dit is geen tweede bron van waarheid; Syntess blijft leidend voor klant, offerte en project.
Draait op: Supabase (database + auth) · sync: VPS-script
De projectleiders loggen in op een dashboard: alle aanvragen op een rij, gestructureerd en gelabeld, met de acties om te keuren of corrigeren. Niets gaat zonder hun akkoord de deur uit.
Draait op: Cloudflare Pages (of vergelijkbaar) · data: Supabase
Na goedkeuring versturen domme scripts de terugvraagmail (via Graph) en zetten de Excel klaar voor import in Syntess. EWP blijft volledig in het eigen ERP werken.
Draait op: VPS · koppelingen: Graph, Syntess-import
| Onderdeel | Waar | Wat |
|---|---|---|
| VPS | eigen server | Poller, agent-run, sync- en actiescripts. Secrets in een vault, niet in code. |
| Supabase | managed cloud | Database, authenticatie en row-level security voor het dashboard. |
| Dashboard | Cloudflare Pages | De web-voordeur voor de projectleiders. |
| Microsoft 365 | bestaand bij EWP | Mail ophalen en versturen via Graph (app-registratie, scope Mail.Read/ReadWrite). |
| Claude API | Anthropic | De AI-skills. Model per taak: Haiku (licht), Sonnet (standaard), Opus (oordeel). |
| Syntess | bestaand bij EWP | Blijft de bron van waarheid. Wij voeden hem via het Excel-importformaat. |
Indicatief, om een orde van grootte te geven. De grootste variabele is het AI-gebruik per aanvraag.
| Post | Orde van grootte | Toelichting |
|---|---|---|
| VPS | ± €5–15 / maand | Eén kleine server volstaat voor dit volume. |
| Supabase | gratis → ± €25 / maand | Gratis tier is ruim voldoende om te starten. |
| Cloudflare Pages | gratis | Voor het dashboard en deze pagina's. |
| Claude API | paar cent → ± €0,30 per aanvraag | Afhankelijk van model en bijlagen. Lichte stappen op Haiku, de prijsindicatie op Opus is de duurste. |
| Microsoft 365 | bestaand | Geen extra kosten, gebruikt EWP's eigen omgeving. |
Geen harde offerte, een eerste indicatie. We rekenen het precies door zodra we het echte aanvraagvolume kennen.
Het systeem is ontworpen om mee te groeien zonder herprogrammeren: de kennis zit in bewerkbare context-files, niet in code.
compleetheids-checklist.md, kastopbouw-regels.md, enz.). Corrigeert een projectleider iets in het dashboard, dan voedt dat deze files: het systeem wordt beter zonder dat er code aan te pas komt.audit_log in Supabase houdt bij wat er per aanvraag is gebeurd. Zo is altijd te zien waar iets vastloopt.Eerlijk over wat we nog moeten bevestigen voordat we kunnen beloven hoe snel het werkt.
1. Het Syntess-importformaat: maakt de import een offerte/project, en geldt hij voor aanvragen of alleen voor facturen? Hier hangt de doorzet-route aan.
2. De kastopbouw-regels: deels ongeschreven kennis. Bruikbaar te maken bepaalt of de prijsindicatie haalbaar is; zo niet, dan de RAG-fallback op eerdere projecten.
3. De leveranciers-prijslijsten: machineleesbaar beschikbaar (2BA/Atrium)? Dit bepaalt de betrouwbaarheid van de prijsindicatie.